Privacyverklaring

Binnen De Wartburg worden leerling- en persoonsgegevens verwerkt en beheerd ten behoeve van het onderwijs. De school als verwerkingsverantwoordelijke beschouwt het beschermen en beveiligen van persoonsgegevens en de privacy als een grote verantwoordelijkheid. Onze missie is dan ook ‘Zorgen voor elkaar!’.

Middels deze privacyverklaring informeren wij u over de maatregelen die de school toepast om persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen. Ook is dit privacy statement bedoeld om u in kennis te stellen van de rechten die u heeft als betrokkene t.a.v. de verwerkingen.

Reikwijdte en doeleinden

Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die van betrokkenen worden verwerkt, waaronder leerlingen, ouders en of wettelijk vertegenwoordigers, medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van de De Wartburg. Dit reglement heeft tot doel:

• het bieden en organiseren van het onderwijs waaronder leerlingbegeleiding;
• vaststellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
• het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen;
• het borgen van een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens waarvoor de school verantwoordelijk is;
• het bekendmaken van de activiteiten van de school op de eigen website en of nieuwsbrieven;
• het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en activiteiten;
• de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Soorten persoonsgegevens

Vanaf aanmelding van een leerling bij de school worden er persoonsgegevens verzameld zoals  NAW-gegevens, Burgerservicenummer, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, levensbeschouwing  en contactgegevens van de huisarts. Ook verzamelt de school informatie over de ouders en of wettelijk vertegenwoordigers zoals NAW-gegevens, beroep en opleidingsniveau. Voor dit laatste wordt altijd specifiek toestemming gevraagd. De school hanteert de wettelijk gestelde bewaartermijnen, en bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Beveiligen en bescherming van persoonsgegevens

De school heeft organisatorische en technische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen bestaan uit;

• Het toepassen van een intern privacy- en informatiebeveiligingsbeleid
• Het bevorderen van bewustwording bij medewerkers i.v.m. risico’s op verlies, vernietiging en of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens
• Accountbeheer en autorisatie om alleen medewerkers toegang te verlenen tot de benodigde informatie voor de uitoefening van hun functie binnen de school
• Beveiliging en versleuteling van persoonsgegevens middels twee factor authenticatie
• Een actieve firewall/IPS voor het bewaken van het schoolnetwerk
• Het toepassen van software ter bestrijding van spam, virus en malware
• Het veilig versturen van persoonsgegevens
• Het hanteren en monitoren van bewaartermijnen, zodat gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard
• Het periodiek analyseren en verbeteren van het schoolbeleid t.a.v. het beschermen van persoonsgegevens en de privacy.

Rechten betrokkenen

De AVG geeft de betrokkene een aantal rechten. De school erkent deze rechten en handelt in overeenstemming met deze rechten.

• Recht op inzage

Elke betrokkene waarvan de school persoonsgegevens verzameld heeft, heeft het recht op inzage in de gegevens die worden beheerd. Indien nodig kan de school de identiteit controleren ter verificatie. 

• Recht op aanvulling en of wijziging van gegevens

De betrokkene heeft de mogelijkheid om een verzoek te doen tot verbetering, aanvulling of afscherming van persoonsgegevens.

• Recht om gegevens te delen

De betrokkene heeft het recht om op eigen initiatief persoonsgegevens te delen met overige personen en/of andere organisaties.

• Recht op verwijdering van informatie

Op het moment dat de betrokkene van mening is dat de school persoonsgegevens verwerkt waarbij geen sprake is van een grondslag of waarvoor geen toestemming is gegeven, kan de betrokkene de school verzoeken om de persoonsgegevens te vernietigen.

Op het moment dat de school een bovenstaand verzoek ontvangt, wordt de betrokkene binnen een maand schriftelijk geïnformeerd over de voortgang of afwijzing van het verzoek. Bij complexe verzoeken kan het zijn dat de school meer tijd nodig heeft om het verzoek te behandelen. De periode kan worden verlengd met 4 weken. Nadat het verzoek is gehonoreerd, zal de school het verzoek zo spoedig mogelijk uitvoeren.

Intrekken toestemming           

Wanneer er sprake is van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld het maken van foto’s, kan de toestemming schriftelijk/middels Parro worden ingetrokken door de ouders en/of wettelijk vertegenwoordiger.

Gebruik website

Bij bezoek aan de schoolwebsite worden er door Google algemene gegevens bijgehouden ten behoeve van statistische analyses. Deze gegevens bestaan uit het verzamelen van het IP-adres, gebruikersnaam en het tijdstip van het bezoek. Deze gegevens worden gebruikt om in kaart te brengen hoe de website functioneert en om inzichtelijk te maken hoeveel websitebezoekers er geweest zijn. Ook worden deze gegevens gebruikt om de werking van de website te verbeteren. Voor meer informatie over de wijze waarop Google omgaat met uw gegevens, verwijzen wij u naar het privacy beleid van Google.

Klachten

Het heeft onze voorkeur om klachten bespreekbaar te maken met de betreffende leerkracht, directeur of de aangestelde functionaris gegevensbescherming. Mocht de ingediende klacht niet leiden tot het gewenste resultaat, dan is het mogelijk om een privacy gerelateerde klacht te melden bij de autoriteit persoonsgegevens.

Functionaris gegevensbescherming

Namens de school is de heer J. Jongeneel aangesteld als functionarissen gegevensbescherming en wordt hierin ondersteund door de heer C.M. Modderkolk. Indien gewenst brengen wij u graag in contact met één van de functionarissen.